CADENTES Institut fait partie des pionniers certifiés QUALIOPI en 2020. Pour tous ceux qui sont engagés dans le processus d’audit, quel qu’il soit, voici un retour d’expérience très opérationnel qui, nous l’espérons, vous permettra d’aborder cette activité en toute sérénité.
1 – Nommer un référent
Le référent est un rôle clé que votre organisation doit sécuriser.
Les compétences inhérentes à son activité doivent être clairement identifiées dans votre système de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences et dans une fiche de poste ou de fonction.
Pour assurer « la continuité des affaires », nous recommandons d’avoir deux personnes travaillant de concert sur le sujet par petite session de travail.En gestion de projet agile, considérez un sprint.
2 – Relire la dernière version de la norme
La compréhension de la norme est une tâche critique pour assurer la pérennité de votre processus de formation. A cette occasion, nous avons téléchargé les versions PDF des documents de la norme sur le site de notre organisme certificateur (ICPF). La lecture de ces documents prends du temps et ne la sous estimez pas. Elle est riche et vous permettra de gagner beaucoup de temps dans la préparation de votre audit
3 – Planifiez votre projet
L’organisme certificateur vous octroi un espace digital pour préparer votre audit. La pertinence de sa structure vous aide à évaluer la charge de travail à consacrer pour rassembler et publier les preuves d’audit.
Pour borner notre planning, nous sommes partis de la date de fin de validité de notre certificat (fin Juillet 2024). Nous avons ensuite définis une période de deux mois (juin et juillet) pour répondre aux remarques de l’auditeur (Non conformité majeure et mineure). Nous avons ainsi proposé la dernière semaine du mois de mai pour convenir de la journée d’audit avec notre organisme certificateur.
Nous avons commencé notre exercice un peu plus de 10 mois avant la date de fin de validité de notre certificat. L’expérience passée du responsable qualité et notre relecture commune des dernières versions de documents, nous a permis de définir un délais de 8 mois et une charge de travail estimée de 40 jours pour réaliser notre tâches avant la date de l’audit.
Nous étions en octobre 2023, et compte tenu de nos agenda respectif, nous devions donc commencer … Demain!
4 – Choisissez avec pertinence les dossiers
il ne s’agit pas de présenter votre process à travers certaines trames vierges. Elle peuvent s’avérées non pertinentes ou inexploitables dans la pratique et feront l’objet « d’adaptation » au cas par cas dans la réalité du quotidien. Ceci n’est pas acceptable du point de vue de la norme.
Choisissez donc des dossiers dont la complexité vous permet de vous mettre à l’épreuve:
– une formation avec plusieurs dates de session
– une formation avec plusieurs groupes de stagiaires
– une formation dont les stagiaires appartiennent à plusieurs entités juridiques
– une formation avec plusieurs financeurs
Par chance (sic), nous avons eu à traiter un dossier qui comprenait ces quatre cas en même temps!
5 – Tracer l’envoi des documents
De la prise de contact à l’acquittement de la facture client, du questionnaire préalable du stagiaire à l’envoie du certificat de réalisation, du contrat de prestation de service de votre sous-traitant à l’ordre de paiement de sa facture, garder la trace de vos envois digitaux. Compte tenu des ruptures de services et des cyber attaques, il peut être intéressant d’imprimer en PDF vos échanges et de stocker l’ensemble de ces éléments sur un espace digital accessible en cas de rupture de la connexion avec internet. Nous vous recommandons de le faire « dans le flux », un petit peu chaque jour. Cela deviendra une habitude.
6 – Publier sur votre site internet
Votre certificat, votre règlement intérieur des formations, vos conditions générales de ventes seront des liens programmés sur vos messages types. Ils concourent à l’homogénéité des versions de documents.
7 – Formez vos sous-traitants aux exigences QUALIOPI
même si le Référentiel National Qualité actuel (RNQ) n’exige pas la certification des sous-traitants (ce qui pourrait malgré tout arriver un jour), informez et/ou former les sous-traitants aux exigences de QUALIOPI car ils contribuent très concrètement à vos processus, et pourraient par ignorance, et manque de formation ou d’information, générer des risques de non conformités non maîtrisés lors de vos audits.
CONCLUSION
Profitez de votre audit de surveillance pour vous améliorer et simplifier. L’auditeur réalise des constats objectifs de l’application opérationnelle de vos propres processus déclarés en audit initial. Restez dans le réaliste et le réalisable.
N’hésitez-pas à nous contacter, en cas de besoin de conseils pour votre audit initial, de surveillance ou de renouvellement
Contact : laurent.modolo@cadentes-institut.fr
